polityka prywatności klient biznesowy

POLITYKA PRYWATNOŚCI

GLOBAL MERCHANT PORTAL

1. Kim jesteśmy i jak się z nami skontaktować?

2. Jakie dane przetwarzamy?

3. W jakich celach i na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy Twoje dane osobowe?

Konto Użytkownika

Zawieranie umów o świadczenie usług

Obsługa korespondencji

4. Jak długo przetwarzamy Twoje dane?

5. Komu przekazujemy twoje dane?

6. Twoje prawa

7. Transfer danych poza EOG

8. Bezpieczeństwo danych osobowych

9. Zmiany polityki prywatności

1. Kim jesteśmy i jak się z nami skontaktować?
   1. InPost Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie przy ul. Pana Tadeusza 4, 30-727 Kraków, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa - Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS: 0000543759, NIP: 6793108059, kapitał zakładowy: 116 278 450,00 zł jest administratorem Twoich danych osobowych (dalej Administrator) w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO), w związku z korzystaniem przez Ciebie z Global Merchant Portal (dalej Portal).
   2. Danymi osobowymi są informacje o osobie fizycznej zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania poprzez jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość, w tym IP urządzenia, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy oraz informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookie oraz innej podobnej technologii.
   3. Użytkownik. to Ty, a także inne osoby, które korzystają z portalu. W tym regulaminie zwracamy się do Ciebie bezpośrednio, a pozostałe osoby korzystające z portalu określamy jako „użytkowników”.
   4. Kontakt z nami jest możliwy:
      1. przez formularz kontaktowy https://inpost.pl/formularz-kontaktowy
      2. pocztą tradycyjną wysłaną na adres: ul. Pana Tadeusza 4, 30-727 Kraków;
      3. za pośrednictwem poczty elektronicznej: [email protected];
      4. pod numerem telefonu: +48 722 444 000 lub +48 746 600 000.
      5. przez chat (zobacz na https://inpost.pl/kontakt).
   5. Wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych, którego imię i nazwisko znajdziesz na naszej stronie Kontakt InPost - infolinia i reklamacje | InPost - Paczkomaty, Kurier, Przesyłki Kurierskie.. Możesz się z nim skontaktować w sprawach związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych pod adresem e-mail: [email protected], za pomocą naszego formularza kontaktowego ( Skontaktuj się z nami | InPost) lub formie korespondencji tradycyjnej na nasz adres podany powyżej.
   6. Jesteśmy częścią Grupy Kapitałowej InPost.
2. Jakie dane przetwarzamy?
   1. Zbieramy dane w zakresie niezbędnym do świadczenia usług drogą elektroniczną, a także informacje o Twojej aktywności w Portalu. W szczególności zbieramy dane niezbędne do założenia i obsługi Konta w Portalu (adres e-mail, hasło lub inne dane uwierzytelniające, jeżeli jest to niezbędne, imię, nazwisko, stanowisko, numer telefonu, dane dotyczące działalności gospodarczej Użytkownika lub reprezentowanego przez niego Merchanta), dane wykorzystywane w celach analitycznych i marketingowych (informacje dotyczące Konta, dane o aktywności w Portalu i na Koncie, w tym kliknięcia i ruch na stronie, informacje dotyczące urządzenia i przeglądarki internetowej, takie jak identyfikatory, dane wykorzystywane do personalizacji treści), dane podane w trakcie postępowania reklamacyjnego (dane identyfikacyjne i kontaktowe – jak wyżej oraz inne dane przekazane nam do rozpatrzenia reklamacji).
   2. Kiedy korzystasz z Portalu, możemy zbierać informacje o Twojej aktywności za pomocą plików cookie lub podobnych technologii, np. pikseli śledzących, a także dane o urządzeniu, z którego korzystasz. Szczegółowe informacje na temat tych narzędzi i zasad korzystania z nich znajdziesz w Polityce cookies dostępnej pod adresem Polityka Cookies | InPost.
3. W jakich celach i na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy Twoje dane osobowe?
   1. O ile poniżej nie wskazano inaczej, podawanie przez Ciebie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże czasami może być konieczne do celów związanych ze świadczeniem usług na Twoją rzecz, np. niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy lub do udzielenia odpowiedzi na skierowane zapytanie. To oznacza, że ich niepodanie może niekiedy stanowić podstawę do odmowy zawarcia umowy lub udostępnienia Ci określonej funkcjonalności, bądź do podjęcia przez nas kroków w celu rozwiązania ewentualnej sprawy.

Konto Użytkownika

• 1. Konto użytkownika to Indywidualny obszar użytkownika w Portalu, dostępny po podaniu adresu e-mail i hasła bądź innych metod logowania zapewniających bezpieczeństwo, za pośrednictwem którego możesz korzystać z funkcjonalności portalu.
  2. Jeżeli zakładasz konto w Portalu, podczas rejestracji poprosimy Cię o podanie danych osobowych oznaczonych w formularzu rejestracyjnym jako obligatoryjne. Są one niezbędne do utworzenia i obsługi Twojego konta oraz udostępnienia Ci usług i funkcjonalności oferowanych w ramach konta. Podanie pozostałych danych jest fakultatywne.
  3. W związku ze świadczeniem na Twoją rzecz usługi prowadzenia konta, przetwarzamy Twoje dane osobowe w następujących celach:
     1. w celu świadczenia usług związanych z prowadzeniem i obsługą konta, w tym umożliwienia zawierania umów o usługi z poszczególnymi spółkami InPost – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
     2. w celu obsługi reklamacji dotyczących prowadzenia konta i korzystania z Portalu – podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
     3. w celu wykrywania i zapobiegania nadużyciom – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Usługodawcy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na podejmowaniu działań zapobiegających nieuprawnionym działaniom Użytkownika w Portalu;
     4. w naszych celach analitycznych i statystycznych – wówczas podstawą prawną przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na prowadzeniu analiz aktywności Użytkowników, a także ich preferencji w celu poprawy stosowanych funkcjonalności i świadczonych usług;
     5. w celu ustalenia lub dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami - podstawą prawną przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na ochronie naszych praw;
     6. w celu realizowania działań marketingowych polegających na przesyłaniu informacji handlowych drogą elektroniczną – podstawą prawną przetwarzania jest zgoda wyrażona zgodnie z właściwymi przepisami dotyczącymi komunikacji elektronicznej (art. 398 prawa komunikacji elektronicznej);
     7. w celu prowadzenia innego rodzaju działań marketingowych – podstawą prawną przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na prowadzeniu marketingu własnych towarów lub usług;
     8. w celu personalizowania treści, dostosowania usług i ich udoskonalania – podstawą prawną przetwarzania jest nasz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na poprawie jakości świadczonych usług oraz doświadczeń związanych z korzystaniem z Portalu poprzez dostosowywanie treści do preferencji Użytkowników.
  4. Aby umożliwić Ci korzystanie z naszych usług cyfrowych, automatycznie utworzymy dla Ciebie Konto InPost – to Twój profil, dzięki któremu możesz logować się do naszych aplikacji mobilnych i innych usług bez konieczności każdorazowej rejestracji. Konto InPost tworzymy wyłącznie w celu realizacji usług, na które wyraziłeś zgodę, i nie wykorzystujemy go do żadnych innych celów. Dzięki temu możesz szybciej i wygodniej korzystać z naszych rozwiązań, bez dodatkowych formalności. Szczegółowe zasady związane z przetwarzaniem danych w związku z korzystaniem z Konta InPost znajdziesz w Polityce prywatności dostępnej Polityka prywatności | InPost.

Zawieranie umów o świadczenie usług

• 1. Jeżeli za pośrednictwem Portalu będziesz chciał zawrzeć umowę o świadczenie usług, udostępnimy Twoje dane usługodawcy, z którym zawierasz umowę. Ten usługodawca będzie odrębnym administratorem Twoich Danych osobowych.
  2. Szczegółowe informacje na temat przetwarzania przez poszczególnych usługodawców Danych osobowych Użytkowników znajdują się w Portalu.

Obsługa korespondencji i chat

• 1. Zbieramy dane, które przekazujesz nam za pośrednictwem poczty e-mail, korespondencji tradycyjnej, doręczeń elektronicznych oraz wszelkiego rodzaju formularzy kontaktowych. Uzyskane w ten sposób dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w celu identyfikacji nadawcy oraz udzielenia odpowiedzi.
  2. W przypadku kontaktu telefonicznego lub mailowego zbieramy wszystkie informacje, które zdecydujesz się przekazać podczas rozmowy lub w trakcie korespondencji z naszymi przedstawicielami.
  3. W związku z obsługą zgłoszeń, wniosków i reklamacji przekazywanych przez dostępne kanały kontaktu, przetwarzamy Twoje dane:
     1. w celu identyfikacji nadawcy oraz obsługi jego zapytania oraz w celu udzielenia odpowiedzi na zapytanie - podstawą prawną przetwarzania danych obowiązkowych jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na udzielaniu odpowiedzi na kierowane do nas zapytania dotyczące prowadzonej działalności gospodarczej;
     2. w celu obsługi zapytania przesłanego za pośrednictwem naszego chatu, który może wykorzystywać technologię generatywnej sztucznej inteligencji - podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Usługodawcy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na możliwości zapewnienia sprawnej i spersonalizowanej obsługi użytkownika z wykorzystaniem etycznych rozwiązań sztucznej inteligencji.
     3. w celu obsługi wniosków podmiotów danych – podstawą prawną przetwarzania danych jest obowiązek prawny administratora (art. 6 ust. 1 lit. c w zw. z art. 12-21 RODO);
     4. w celach analitycznych i statystycznych – podstawą prawną przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na prowadzeniu statystyk zapytań zgłaszanych przez użytkowników.

1. Jak długo przetwarzamy Twoje dane?
   1. Czas przetwarzania Twoich danych zależy od celów, dla których je wykorzystujemy, oraz podstawy prawnej ich przetwarzania. Aby ustalić odpowiednie okresy przechowywania i usuwania danych osobowych, wzięliśmy też pod uwagę ich zakres, ilość, charakter i wrażliwość oraz potencjalne ryzyko szkody:
      1. jeśli przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonania umowy – przechowujemy je przez czas jej obowiązywania, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń z niej wynikających;
      2. jeśli dane przetwarzane są na podstawie zgody – przechowujemy je do czasu osiągnięcia celu przetwarzania, nie dłużej jednak niż do wycofania zgody;
      3. jeśli dane przetwarzane są na podstawie prawnie uzasadnionego interesu – przechowujemy je do momentu zakończenia celu przetwarzania lub upływu okresu przedawnienia roszczeń, nie dłużej jednak niż do momentu wniesienia skutecznego sprzeciwu;
      4. jeśli obowiązek przechowywania danych wynika z przepisów prawa – stosujemy okresy wskazane w tych przepisach.

Usuwanie danych osobowych

• 1. Twoje dane usuniemy bezpowrotnie dopiero wtedy, gdy nie będą one potrzebne do żadnego celu przetwarzania.
  2. Niektóre Twoje dane możemy przechowywać dłużej niż inne. Dzieje się tak, gdy określone dane wciąż są nam niezbędne do realizacji jednego celu przetwarzania, mimo że dla innych danych ten cel już przestał istnieć**.**

Zamknięcie konta

• 1. Możesz usunąć swoje konto na zasadach określonych w regulaminie Portalu. My też możemy zamknąć Twoje konto na zasadach określonych w regulaminie Portalu. W przypadku zamknięcia konta utracisz dostęp do swoich danych w ramach aktywnego konta. Możesz mieć dostęp do tych danych wyłącznie, jeśli skorzystasz z prawa dostępu do danych, a my nadal będziemy je przetwarzać. Informacje, jak skorzystać z prawa dostępu do danych, znajdziesz w dalszej części Polityki.
  2. Jeżeli korzystając z konta użytkownika posługujesz się tym samym adresem e-mail, który podałeś w Koncie InPost, usunięcie konta użytkownika nie wpływa na możliwość korzystania przez Ciebie z Konta InPost. Usunięcie konta użytkownika będzie oznaczało brak możliwości dalszego korzystania przez Ciebie z Merchant Portalu. Wniosek o usunięcie konta użytkownika jest realizowany zgodnie z terminami wynikającymi z przepisów powszechnie obowiązującego prawa, w tym RODO. Realizacja takiego żądania może wymagać od nas podjęcia dodatkowych działań, w tym skontaktowania się z Tobą w celu weryfikacji zgłoszenia.
  3. Jeżeli usuniesz Konto InPost zgodnie z regulaminem Konta InPost, utracisz dostęp do konta użytkownika. Dlatego tak ważne jest to, abyś przy rejestracji konta użytkownika upewnił się, że podany adres e-mail nie jest już przez Ciebie wykorzystywany w ramach Konta InPost dla celów prywatnych. Przypominamy, że korzystając z portalu powinieneś korzystać z danych służbowych np. adres e-mail, numer telefonu.
  4. Możemy usunąć twoje konto automatycznie, jeżeli nie dokonałeś żadnej aktywności w portalu przez okres 3 miesięcy, a przypisany do twojego konta klient biznesowy nie korzysta z usług spółek Grupy InPost oferowanych za pośrednictwem portalu.

1. Komu przekazujemy twoje dane?
   1. Przekazujemy Twoje dane innym podmiotom, aby zapewnić Ci jak najlepsze usługi albo kiedy mamy taki obowiązek prawny. Wszystkie podmioty, które mają dostęp do Twoich danych są to podmioty, którym taki dostęp jest niezbędny do wykonania określonych działań.
      1. Podmioty trzecie świadczące usługi – korzystamy z usług podmiotów trzecich, które pomagają nam utrzymywać i dostarczać określone rozwiązania związane z naszymi usługami. To np. dostawcy odpowiedzialni za obsługę systemów informatycznych, podmioty świadczące usługi księgowe, podmioty świadczące usługi finansowe np. banki, podmioty świadczące usługi prawne, agencje marketingowe, podmioty świadczące dla nas usług rekrutacyjne lub weryfikacji. Podmioty te przetwarzają dane zgodnie z naszymi instrukcjami, wyłącznie w zakresie przez nas wskazanym.
      2. Dostawcy usług marketingowych i analitycznych – aby ulepszyć nasze usługi, czasem udostępniamy informacje o Tobie takim dostawcom jak Google czy Meta. Pomagają nam oni analizować, w jaki sposób użytkownicy korzystają z Portalu, i wspierają nasz marketing online.
2. Twoje prawa
   1. Przysługują Ci następujące prawa: dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii, sprostowania swoich danych, żądania usunięcia danych, żądania ograniczenia przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
   2. Masz też prawo zgłoszenia sprzeciwu względem przetwarzania danych dla celów marketingowych, jeśli przetwarzanie odbywa się w związku z naszym prawnie uzasadnionym interesem, a także – z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją – w innych przypadkach, gdy postawą prawną przetwarzania danych jest nasz prawnie uzasadniony interes (np. w związku z realizacją celów analitycznych i statystycznych).
   3. Jeśli Twoje dane osobowe przetwarzane są przez nas na podstawie wyrażonej przez Ciebie zgody, masz prawo do jej wycofania w dowolnym momencie, co jednak nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
   4. W celu wykonania wyżej wymienionych praw, skontaktuj się z nami mailowo pod adresem e-mail [email protected] lub za pomocą danych kontaktowych wskazanych w pkt 1.4 powyżej.
   5. Jeśli masz wątpliwości odnośnie zgodności z prawem przetwarzania Twoich danych osobowych przez nas, przysługuje Ci prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
3. Transfer danych poza EOG
   1. Przekazujemy dane osobowe poza EOG tylko wtedy, gdy to konieczne. Zapewniamy ochronę na poziomie wymaganym przez RODO. W tym celu:
      1. współpracujemy z podmiotami przetwarzającymi dane w państwach, wobec których Komisja Europejska wydała decyzję stwierdzającą zapewnienie odpowiedniego stopnia ochrony danych;
      2. stosujemy standardowe klauzule umowne wydane przez Komisję Europejską;
      3. stosujemy wiążące reguły korporacyjne, które zatwierdził właściwy organ nadzorczy.
   2. Możesz poprosić o dodatkowe informacje na temat przekazywania danych poza EOG i uzyskać kopię przyjętych środków ochrony, pisząc do nas na adres [email protected] lub na nasz adres korespondencyjny.
4. Bezpieczeństwo danych osobowych
   1. Na bieżąco prowadzimy analizę ryzyka w celu zapewnienia, że dane osobowe przetwarzane są przez nas w sposób bezpieczny – zapewniając przede wszystkim, że dostęp do danych mają jedynie osoby upoważnione i jedynie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez nie zadania. Dbamy o to, by wszystkie operacje na danych osobowych były rejestrowane i dokonywane jedynie przez uprawnionych pracowników i współpracowników.
   2. Podejmujemy wszelkie niezbędne działania, by także nasi podwykonawcy i inne podmioty współpracujące dawały gwarancję stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają dane osobowe na nasze zlecenie.
5. Zmiany polityki prywatności
   1. Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana. Aktualna wersja polityki została przyjęta i obowiązuje od 30 września 2025 r.
   2. Jeśli nie wyrażasz zgody na zmiany w polityce prywatności, możesz zamknąć swoje konto zgodnie z postanowieniami Regulaminu i niniejszej Polityki prywatności.